16.04.2020

Remote Arbeiten: So funktioniert's

Home Office à la mellowmessage – Tipps und Chancen

Remote Arbeiten bei mellowmessage

Anwesenheit ist ein hoch angesehenes Gut in deutschen B2B Unternehmen. In den Köpfen hat sich festgesetzt: Wer viel im Büro ist, schafft auch viel. Das Home Office ist daher für viele Arbeitgeber ein Graus, weil die Befürchtung naheliegt, die Produktivität und Qualität könne sinken. In der aktuellen Situation ist diese Lösung aber unumgänglich, um Mitarbeiter zu schützen und das Unternehmen am Laufen zu halten.

Home Office ist aber viel mehr als nur eine Notlösung. Die New Work Bewegung zeigt schon lange, dass eine solche Umstellung Chancen birgt, die alle Beteiligten glücklicher und produktiver machen. Mit alternativen Arbeitszeitmodellen, flexiblem und agilem Arbeiten, verteilter Verantwortung und Partizipation entstehen spannende Synergien, die den Zusammenhalt erhöhen und die Identifikation mit der eigenen Arbeit stärken.

Getting Started: Workflows und technische Voraussetzungen

Bei mellowmessage arbeiten wir flexibel, vernetzen uns teamübergreifend in Expertenteams und teilen transparent Erfolge, Erkenntnisse und Wissen. Um die klassische Hierarchie-Pyramide zu umgehen, arbeiten wir agil und verteilen arbeitsorganisatorische Rollen und Verantwortlichkeiten auf viele Schultern – so werden Entscheidungswege kürzer und schneller.

So fiel es uns vielleicht leichter als anderen, den Schalter umzulegen und ins mobile Arbeiten umzusatteln. Vorher müssen aber einige Punkte bedacht werden. Die folgenden Tipps werden Ihnen helfen, Remote-Arbeiten auch in Ihrem B2B Unternehmen zu etablieren:

  • Verminderte Verfügbarkeit von Mitarbeitern mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen: Organisieren Sie Übergaben und Vertretungen.
  • Telefonische Erreichbarkeit: Leiten Sie die persönliche Durchwahl auf die private Rufnummer der Mitarbeiter um, sofern kein Diensthandy vorhanden ist.
  • Technische Ausstattung: Sorgen Sie bei Bedarf für das technische Equipment, damit die Mitarbeiter alle Voraussetzungen haben, um effektiv von Zuhause zu arbeiten.
  • Verfügbarkeit von Daten: Wenn Sie interne Server nutzen, um Informationen abzulegen, müssen die Mitarbeiter auch von Zuhause Zugriff haben.
  • Workflows: Dokumentieren Sie die Prozesse, die in Ihrem Unternehmen bei der täglichen Arbeit durchlaufen werden. Sie dienen als Orientierung und erleichtern auch zukünftig das Onboarding neuer Mitarbeiter.

Die wichtigsten Komponenten für Remote Work: Kommunikation, Kommunikation und Kommunikation

Damit ein ungehinderter Kommunikationsfluss auch bei räumlicher Trennung stattfinden kann, sind festgeschriebene Kommunikationsregeln besonders wichtig. Hier haben wir Ihnen Hinweise zur geregelten Kommunikation zusammengestellt, die bei uns gut funktionieren:

  • Der Großteil unserer internen schriftlichen Kommunikation verläuft über Slack. Slack ist ein Tool zum Chatten, enthält aber auch weitere nützliche Funktionen wie Umfragen, Erinnerungen uvm. Dort gibt es die Möglichkeit, einen Status einzustellen wie "beschäftigt", "In einem Call", "Pause" oder weitere personalisierte Status. So ist immer gekennzeichnet, wer gerade erreichbar ist. Morgens melden wir uns beim Team mit einem "Guten Morgen", damit ersichtlich ist, wer schon da ist.
  • In Videoanrufen schalten wir alle unsere Kamera ein. Das ist bei großen Teilnehmerzahlen nicht nur übersichtlicher, sondern sorgt auch für eine höhere Verbindlichkeit.
  • Bei eingeschränkter Verfügbarkeit tragen wir im digitalen Kalender ein, wann wir arbeiten. So lassen sich Videokonferenzen und Statustermine ohne Probleme planen.
  • In den ersten Tagen und Wochen ist es hilfreich, einen Feierabend-Videocall für das Team einzurichten, in dem Fragen geklärt und Probleme erläutert werden können.

Eine Aufteilung, welche Informationen über welche Kanäle fließen sollen, ist ebenfalls sinnvoll, damit jeder Mitarbeiter weiß, wo welche Informationen zu finden sind, zum Beispiel:

  • per Mail: relevante Informationen, die nicht untergehen sollen
  • per Chat oder Anruf: kurze Absprachen
  • per Videoanruf: Statustermine, Briefings, Wissensaustausch

Herausforderungen im Home Office

Natürlich bringt Remote Work auch Herausforderungen mit sich, die nicht unerwähnt bleiben sollten. Unsere KollegInnen von SpringWORK arbeiten fast ausschließlich aus dem Home Office und haben daher Tipps, wie Sie diese Schwierigkeiten umgehen können:

Selbstorganisation: Im Homeoffice kann man sich schnell ablenken lassen, wenn die Familie Zuhause ist, es an der Tür klingelt oder dringend Wäsche gemacht werden müsste. Routinen und Regeln sind das Zauberwort. Erstellen Sie sich einen Tagesablauf mit definierten Arbeits- und Pausenzeiten, um den Ablenkungen leichter zu widerstehen. Weiterhin sollten Sie sich Zuhause einen festen Arbeitsplatz einrichten, auch wenn die Couch verlockender scheint. Egal ob am Schreibtisch oder Küchentisch – ein fester Arbeitsplatz muss sein.

Arbeitszeit: Die Trennung von Arbeit und Privatleben fällt im Home Office viel schwerer als im Büro. Schließlich ist das Büro jetzt nur wenige Schritte entfernt. Wenn Sie aber auch spät abends noch Mails checken, oder im Feierabend noch dringende To Dos abarbeiten, kommen Sie nicht mehr zur Ruhe. Also: Wenn der Computer herunterfährt, ist der Arbeitstag beendet. Kleine Übergangsrituale können die Trennung von Arbeit und Freizeit erleichtern, wie zum Beispiel ein kurzer Spaziergang, Sport oder eine Tasse Tee.

Einsamkeit: Einige Mitarbeiter wohnen allein und haben in der aktuellen Situation so gut wie keine sozialen Kontakte. Damit die Einsamkeit nicht Überhand nimmt und der Teamspirit verloren geht, treffen wir uns im Team auch gerne virtuell im Videochat. Ob zum Mittagessen, Feierabend oder auch um zum Geburtstag zu gratulieren – die gemeinsame Zeit im Team ist für uns alle wertvoll in dieser Ausnahmesituation.

Remote Work als Gewinn für jedes Unternehmen

Die aktuelle Situation zwingt uns Remote zu arbeiten und lehrt uns wichtige Lektionen, die wir auch in der Arbeitswelt nach der Krise sinnvoll nutzen können. Wir lernen besser zu kommunizieren, sind vernetzter als je zuvor und können zeigen, dass wir auch im Home Office produktive Arbeit leisten können.

Und vielleicht ist nach der Krise nicht mehr die Anwesenheit das höchste Gut, weil wir gemerkt haben, worauf es wirklich ankommt: Kommunikation, Flexibilität und Zusammenhalt.

Entdecken Sie in unserem Blog zur aktuellen Situation weitere hilfreiche Tipps, wie Sie den derzeitigen Herausforderungen begegnen können und daraus für Ihr Unternehmen das Beste machen!

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